O que é ERP? Como Funciona?

Você sabe o que é ERP? Enterprise Resource Planning é um sistema de gestão que permite acesso fácil, integrado e confiável aos dados de uma empresa. A partir das informações levantadas pelo software, é possível fazer diagnósticos aprofundados sobre as medidas necessárias para reduzir custos e aumentar a produtividade.

Apesar de muitos gestores ainda desconhecerem essa solução, quais são as suas funcionalidades e como ela pode contribuir com o negócio, é fundamental entendê-la. Por quê? Basicamente, porque a integração proporcionada aumenta a eficácia e facilita a comunicação entre os setores.

A tecnologia ainda favorece a análise de dados e processos. Com isso, o gestor toma decisões mais precisas, com o objetivo de elevar o crescimento e a rentabilidade da companhia. Para entender melhor, preparamos um guia com as principais informações sobre o assunto. Neste texto, você vai ler sobre:

• O que é ERP?
• Como o ERP atua nas empresas?
• Relação entre ERP e segurança de dados;
• Módulos desse sistema;
• Opções disponíveis para contratação;
• Como o software de gestão é dividido;
• Como usar a solução em empresas de diferentes portes;
• Personalização da ferramenta;
• Vantagens de ter um ERP;
• Avaliação da necessidade de um ERP na empresa;
• Processo de implantação;
• Por que escolher a GrandChef;
• Diferenças entre opções on-cloud e on-premises;
• ERP por assinatura;
• Integrações estratégicas;
• Tendências para os próximos anos

Ficou interessado? Acompanhe!

O que é ERP?

A sigla ERP significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado. Essa tecnologia auxilia o gestor da empresa a melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.

A partir da centralização das informações em uma plataforma única, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e é compartilhado com facilidade. Ao mesmo tempo, essas soluções eliminam a duplicidade de informações.

Com isso, a solução se mantém como uma base única e íntegra. O resultado é o acesso a insights valiosos, que contribuem para uma tomada de decisão acertada.

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História

O desenvolvimento do sistema ERP começou há mais de 100 anos. O engenheiro Ford Whitman Harris criou um modelo EOQ (Economic Order Quantity) para programar a produção. Ele foi utilizado por décadas até que a fabricante de ferramentas Black & Decker adotou outra solução para planejar as necessidades de materiais.

O novo método ficou conhecido como MRP (Material Requirements Planning). Na prática, alguns conceitos do EOQ foram utilizados e integrados a um computador. Essa ferramenta foi usada por muitos anos até ser desenvolvida uma nova metodologia em 1983, a MRP II (Manufacturing Resource Planning).

Nessa evolução, foram adotados módulos diferenciados e componentes da arquitetura de software para integrar as atividades da companhia relacionadas às compras e ao gerenciamento de contratos. A MRP II também permitiu a integração de dados e o compartilhamento de informações entre os diversos departamentos da companhia, a fim de melhorar a produção e reduzir os desperdícios.

A tecnologia evoluiu nas décadas de 1970 e 1980, e a MRP II também. Seus conceitos foram empregados em diferentes atividades empresariais. Tanto que a nova ferramenta passou a incorporar os setores de finanças, RH e vendas. Em 1990, esse sistema foi denominado ERP.

É importante compreender que as soluções tecnológicas estão em constante evolução para oferecer cada vez mais funcionalidades e benefícios aos negócios. Sendo assim, a ferramenta tende a passar por atualizações frequentes, com o objetivo de acompanhar as mudanças do mercado.

Como o ERP atua nas empresas?

Agora que você já sabe o que é ERP e a sua história de desenvolvimento, é importante conhecer como ele pode ser aplicado à rotina empresarial. Em um primeiro momento, o sistema ajuda o gestor a: administrar as contas a pagar e a receber, monitorar as vendas e acompanhar os pedidos de compras.

Exemplo: No caso da GrandChef que atende perfeitamente o ramo de alimentação no Brasil, sendo reconhecido por ser um dos melhores software do mercado ao lado de outros Players

Continuando …

A ferramenta também contribui para a gestão de pessoas, por meio da oferta de informações sobre a produtividade da equipe, por exemplo. Dessa maneira, o sistema ERP facilita o gerenciamento das informações de diversos setores da organização.

Essa característica aumenta o controle e o acompanhamento dos processos. Afinal, se cada departamento utilizar um software diferente, podem ser gerados erros nas informações que comprometerão a capacidade produtiva.

Por sua vez, a integração dos dados aumenta a eficiência da gestão e dá rapidez aos procedimentos. A comunicação entre as equipes também passa a ser mais efetiva e os problemas podem ser resolvidos com agilidade. A consequência são menos impasses com clientes ou fornecedores.

Quer entender como esse processo funciona na prática? Por exemplo: o ERP identifica que uma matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção. De maneira automática, esse item é retirado do estoque e as informações do setor de compras são atualizadas. Desse modo, há mais facilidade para controlar a necessidade de aquisição de materiais.

Além disso, o sistema pode auxiliar os departamentos de RH e finanças. Por exemplo: o gestor de recursos humanos lança os dados dos colaboradores, enquanto o financeiro insere as informações de pagamentos. Nesse processo, a solução faz o controle de todo o ciclo para evitar erros nos valores repassados.

Por fim, o setor de marketing também pode utilizar o software de gestão. Ao perceber que um produto apresenta queda nas vendas, você pode realizar uma campanha específica para mudar a situação e evitar um prejuízo. Ainda existem outras funcionalidades oferecidas pelo ERP, entre elas:

• simplificação de processos operacionais;
• união de inteligência e qualidade para as informações;
• controle de estoque e de custos;
• gestão integrada dos dados;
• controle e cumprimento dos prazos;
• aumento da produtividade.

Desse modo, fica claro que todos os setores são beneficiados. No entanto, saber o que é o ERP é apenas o primeiro passo. Mais que as aplicabilidades já destacadas, essa solução também fornece mais transparência às ações executadas.

Qual é a relação entre o sistema ERP e a segurança de dados?

Uma empresa só terá um crescimento exponencial e sólido se contar com um bom software de gestão. Além de contribuir com as atividades operacionais, essa solução também fornece subsídios à segurança das informações — aspecto básico para manter um bom relacionamento com os clientes, conquistar competitividade e evitar prejuízos à reputação.

Para ter uma ideia, esse assunto é tão importante que os gastos com inteligência artificial e machine learning voltados para a segurança da informação já ultrapassam a casa dos milhões de dolares. Como isso acontece? A resposta é simples! A maioria dos modelos atuais de ERP trabalha em nuvem.

Esse ambiente online é mais seguro, porque conta com diversos mecanismos de proteção. Essas camadas de segurança evitam a perda dos dados e também aceleram a recuperação das informações, caso algum imprevisto aconteça. Para entender melhor, veja algumas das ferramentas utilizadas para essa finalidade.

Criptografia

Essa opção nem sempre é adotada, mas é uma medida de segurança extra, principalmente se contar com recursos avançados. A ideia é tornar as informações inacessíveis para qualquer pessoa não autorizada. Esse processo é feito por meio de protocolos de codificação específicos, que embaralham as informações e as tornam impossíveis de visualizar.

Firewalls

O foco é o monitoramento do tráfego entre o banco de dados do ERP e os setores que o utilizam. Com essa fiscalização do fluxo de informações, os ataques maliciosos são identificados e automaticamente bloqueados. Apesar de não influenciar o funcionamento do sistema, ele interrompe o acesso a determinadas portas, a partir do nível de segurança estabelecido.

Controle do acesso de dados

O acesso restrito das informações oferece a visualização dos dados apenas por colaboradores e gestores credenciados. Esse controle ainda permite saber quem verificou e quando, a fim de reduzir a chance de invasões.

Ainda é possível implantar links dedicados, a depender das demandas e da capacidade da sua empresa. Com esse recurso, você evita o acesso de pessoas não autorizadas aos arquivos compartilhados.

Em suma, saber o que é o ERP e implantá-lo no seu negócio é uma forma de manter os dados corporativos confidenciais. Você aumenta sua proteção devido a todos esses mecanismos. Da mesma forma, evita que o mal uso dos softwares e hardwares gere brechas e vulnerabilidades passíveis de exploração por hackers.

Quais são os principais módulos do ERP?

Um sistema ERP completo apresenta diversos módulos que podem fazer parte do modelo padrão ou indexados conforme as necessidades da companhia. Conheça os principais:

• Vendas
• faturamento;
• financeiro;
• compras;
• estoque;
• RH;
• fiscal;
• gerenciamento de projetos;
• produção.

Vale a pena destacar que existe, portanto, a possibilidade de personalização, conforme veremos mais para frente.

Quais são as opções disponíveis para a contratação do sistema?

Há várias alternativas, mas o mais comum é ter um plano básico, que contempla um pacote de módulos essenciais para a gestão da sua empresa, e outros complementares, que são adquiridos conforme as demandas organizacionais.

A GrandChef tem como foco o pequeno negócio, por esse motivo oferece um sitema completo por um preço acessível.

Principais funcões : Controle de mesas, comandas e Delivery online

Você também tem a chance de incluir essas funcionalidades depois da contratação, quando surgir a necessidade. Dentro desse escopo, apresentamos abaixo algumas das diversas opções disponíveis. Confira!

Back office

Foca a área administrativa da empresa. O pacote básico oferece as opções mais comuns, como estoque, faturamento, compras e financeiro. No intermediário, você conta com os anteriores e ainda agrega soluções contábil, fiscal e ativo fixo. Por fim, o completo compreende todos os módulos, o que oferece mais autonomia à organização.

RH

É voltado para a gestão de pessoas e dividido em pacote básico e completo. O primeiro é aquele que contém os módulos mais usados pelas empresas que ainda estão no início dessa atividade. Os dois principais são ponto eletrônico e folha de pagamento. Por sua vez, o segundo automatiza esses processos e as seguintes tarefas:

• medicina e segurança do trabalho;
• cargos e salários;
• recrutamento e seleção;
• treinamento e desenvolvimento;
• avaliação de desempenho.

Plataformas de produtividade e colaboração

Nesse caso, as aplicações contratadas potencializam seu ERP. Por um lado, o objetivo é reduzir os custos com personalizações. As opções são:

• BPM (modelagem de processos);
• WCM (criação de portais);
• GED (gestão de documentos);
• ESB (integrador de sistemas);
• identity (gerenciador de acessos e senhas).

Por outro lado, o pacote oferece uma solução completa de Business Intelligence (BI). O propósito é aumentar a visibilidade de indicadores e dados para facilitar as tomadas de decisão.

Ainda existem soluções verticais para 12 segmentos de mercado. Todas elas automatizam a atividade-fim de forma integrada ao back office. As alternativas são voltadas para os seguintes setores:

• Bares e restaurantes;
• agroindústria;
• manufatura;
• varejo;
• educacional;
• construção e projetos;
• jurídico;
• saúde;
• hospitalidade;
• distribuição;
• logística;
• serviços;
• serviços financeiros.

Como o software de gestão é dividido?

O sistema tem três camadas: apresentação, processamento lógico e armazenagem. Confira como funciona cada uma!

Apresentação

Essa é a camada que dá acesso ao sistema por meio de formulários para preenchimento. Ela faz a comunicação com a de processamento lógico, a fim de realizar a transmissão das informações.

Processamento lógico

Esse é o local que recebe os dados e faz a integração com os diversos módulos do sistema ERP. Ele é responsável por dar uma resposta ao usuário sobre determinada solicitação ou fazer o armazenamento das informações.

Essa é a camada que recebe novas atualizações para dar continuidade aos processos empresariais e aperfeiçoar os sistemas de segurança. Para isso, uma equipe técnica faz o ajuste do código-fonte e uma nova programação.

Armazenagem

As informações que passam pela camada de processamento chegam até a etapa de armazenagem, em que os arquivos são salvos em um banco de dados. Dali, eles podem ser acessados a qualquer momento que o gestor precisar. Muitas vezes, também é possível exportar para um arquivo PDF ou fazer o envio da informação para a nuvem.

Como usar a solução em empresas de diferentes portes?

Muita gente que sabe o que é o ERP acredita que essa solução serve apenas para grandes companhias. Isso é um mito. Até mesmo pequenos negócios podem optar pelo sistema. Nesse momento, você deve estar pensando: será que vale a pena?

A resposta é sim. Veja como usar o sistema nos três casos.

Pequenas empresas

Nesse caso, o sistema de gestão empresarial acompanha o crescimento do negócio a partir de um plano básico, que tem um investimento inicial mais baixo, mas oferece os recursos necessários para o bom andamento da companhia.

Assim, você paga apenas pelo que utilizar e, como consequência, evita o desperdício. Além disso, obtém informações corretas sobre várias áreas — como estoque, financeiro e comercial —, o que permite obter eficiência e inteligência nos processos de gestão.

Isso ocorre por meio da eliminação de planilhas e implantação de recursos tecnológicos, que gerenciam todos os aspectos do negócio. Com isso, é possível atingir resultados melhores.

Médias empresas

As médias empresas têm a chance de se tornarem mais inteligentes com o ERP. Isso acontece pela automação com inteligência artificial e análises preditivas. Desse modo, os colaboradores atuam de maneira mais estratégica.

Ao mesmo tempo, são obtidos insights valiosos, que geram melhorias para a experiência dos usuários internos e externos. Com o tempo, são implantadas outras inovações, que permitem aumentar o compliance nos diferentes processos, como os financeiros, de compras, RH, gestão da cadeia de suprimentos e mais.

Grandes empresas

Nessa última opção, são acrescentados mecanismos de inteligência artificial e machine learning para identificar oportunidades de negócio e implantar melhorias. A partir disso, são adotados diferentes recursos, como:

• deep learning: aprendizado profundo que reproduz o funcionamento dos neurônios para fornecer uma resposta;
• smart data discovery: é o futuro do BI e visa ao entendimento de todos os dados para gerar relatórios automáticos;
• análise preditiva: verifica a probabilidade de um evento ocorrer a partir de diferentes variáveis analisadas por um algoritmo;
• aprendizado supervisionado: prevê a possibilidade de decorrer determinado acontecimento futuro a partir de um histórico de dados;
• aprendizado não supervisionado: identifica características semelhantes de um grupo, por exemplo, de clientes;
• aprendizado por reforço: usa-se tentativa e erro para definir quais ações trazem mais recompensa. O dispositivo interage com o ambiente e oferece um feedback, a fim de potencializar os resultados.

Com essas ferramentas, sua organização oferecerá uma experiência digital melhor, com automação de tarefas e execução de processos de última geração. Assim, são incorporadas tecnologias inteligentes para subsidiar as tomadas de decisão.

É possível personalizar a ferramenta?

Apesar de ainda gerar muitas dúvidas, a personalização é totalmente possível nos sistemas ERPs. Inclusive, alguns desses sistemas têm características diferenciadas, com conteúdos que utilizam até o sotaque de determinado lugar.

Os módulos que podem ser agregados ao software também possibilitam que o gestor busque funcionalidades que operam de maneira mais adequada em relação ao perfil do seu negócio. Por isso, tudo nessa solução pode ser personalizado!

O motivo? Sua flexibilidade. Por oferecer diferentes módulos — a fim de se adequar às demandas organizacionais —, a personalização inicia ainda na escolha dessas funcionalidades. Você sempre pode escolher o plano básico, mas também tem a chance de optar por outras ferramentas.

No modelo mais comum, o processo de implantação é mais rápido e simples. De toda forma, a possibilidade de agregar funcionalidades é sempre uma boa ideia, especialmente porque você paga apenas pelo que usar. Com isso, a ocorrência de gargalos no seu negócio é reduzida.

Ao mesmo tempo, o software se torna escalável, até mesmo porque está sempre atualizado para acompanhar a legislação. Assim, inexiste qualquer possibilidade de ter uma solução defasada. Afinal, sempre há novas funcionalidades e ajustes técnicos, que elevam as chances de as suas demandas internas serem atendidas.

Quais são as vantagens do sistema ERP?

Este post já apresentou muitas informações sobre os softwares de gestão empresariais e até algumas das vantagens conquistadas com essa solução. Porém, mais que saber o que é o ERP, você precisa entender exatamente quais resultados positivos serão alcançados pela sua organização. Quer conhecer os principais? Veja a seguir!

Automação

Um sistema de gestão reduz o tempo necessário aos colaboradores para desempenhar tarefas burocráticas e repetitivas. O ERP automatiza as atividades e facilita a padronização de processos, com a adoção de estruturas simplificadas. Assim, seu negócio pode desempenhar as demandas de forma ágil e com grande potencial de colaboração entre equipes de diferentes setores.

Redução de custos

O software ERP tem o importante papel de integrar informações de diferentes departamentos do negócio, a fim de facilitar o acesso aos dados. Dessa forma, o gestor acompanha melhor o dinheiro disponível em caixa e identifica o valor necessário para dar continuidade às operações.

Por consequência, ele pode fazer um diagnóstico mais aprofundado sobre as medidas necessárias para diminuir custos sem afetar a produtividade. A ferramenta também ajuda a identificar os níveis necessários de estoque.

O propósito é evitar uma quantidade excessiva de materiais e trabalhar com o estoque mínimo, a fim de evitar despesas significativas e a perda de oportunidades.

Acompanhamento das vendas

Um sistema ERP também possibilita monitorar o desempenho da equipe de vendas e dos produtos com maior saída. Dessa forma, o gestor identifica se é necessário investir mais em determinado segmento, por exemplo, ou se a melhor estratégia é a descontinuação de um item que não gera resultados expressivos para o negócio.

A ferramenta ainda faz o registro da venda de um produto, com a baixa automática do item no estoque. Esse processo contribui para evitar erros sobre identificação da quantidade disponível para comercialização, por exemplo, o que favorece a diminuição de falhas durante as negociações.

Além do mais, muitos sistemas de gestão permitem a criação de alertas pelo responsável do setor de estoque, com o intuito de ser informado sobre o momento em que o nível de armazenamento chegou a um limite mínimo recomendado. Com esse dado, é possível solicitar ao setor de compras a realização de um novo pedido ao fornecedor.

Transparência e segurança

O sistema ERP cria uma base centralizada de dados corporativos — situação que gera mais transparência aos processos e às informações. As atividades de cada área aparecem em uma única tela para os usuários, no formato de um dashboard. Com isso, há mais facilidade no monitoramento das demandas de cada setor.

Além disso, um software de gestão aumenta os níveis de segurança dos dados do negócio, como vimos. Afinal, muitas ferramentas já possibilitam o envio das informações para a nuvem, que, geralmente, conta com sistemas robustos de proteção.

Integração

Os gestores nem sempre utilizam recursos tecnológicos na gestão e administram as informações do negócio com o uso de planilhas de Excel. Apesar de ser uma alternativa bastante utilizada, torna-se inviável quando a companhia cresce ou deseja se consolidar no mercado.

Nesse caso, o controle fica mais difícil, pois o número de dados aumenta e os setores têm mais dificuldade de promover uma comunicação eficiente. A integração de ferramentas ainda facilita esse monitoramento do gestor e dos colaboradores da companhia.

Assim, o sistema ERP permite acompanhar diversos departamentos ao mesmo tempo. O setor financeiro, por exemplo, pode ter acesso às informações da área de compras e efetuar o pagamento dos fornecedores. O software também simplifica o monitoramento da previsão de vendas.

Com a identificação dos pedidos feitos pelos clientes, a equipe de produção programa suas atividades com mais eficiência. Por sua vez, o setor de estoque verifica com mais agilidade se os níveis dos itens estão adequados para atender à demanda, por exemplo.

Fica claro, portanto, que essa integração de informações ajuda o gestor a fazer análises mais precisas sobre o negócio. O resultado é a tomada de decisão mais eficaz, que favorece o crescimento da empresa.

Diminuição de erros

O uso de diferentes sistemas dentro da companhia pode gerar falhas na comunicação entre as plataformas e erros nas informações. A mesma situação ocorre quando os colaboradores preferem encaminhar dados por e-mails ou planilhas de Excel.

Com o uso de um sistema ERP, há diminuição de falhas no gerenciamento e no registro das informações. A solução também evita que dois setores diferentes precisem cadastrar dados semelhantes, mas que terão usos diferenciados.

Por exemplo: os vendedores lançam os dados sobre os pedidos no software. As informações já seguem para a equipe administrativa, que as utiliza para fazer a emissão de notas e boletos. Elas também são repassadas à equipe de expedição de pedidos, a fim de diminuir o tempo de espera do cliente e os erros cometidos nesses processos.

Gestão de pessoas

A falta de utilização de sistemas integrados, geralmente, gera a perda significativa de tempo com tarefas administrativas. Essa característica leva à diminuição da produtividade da equipe e da eficiência das operações.

Ao utilizar um sistema ERP, os profissionais dedicam suas horas de trabalho ao desempenho de atividades que geram mais valor para a organização, como a definição de estratégias de vendas, marketing e contratação de pessoas.

O setor de recursos humanos também ganha mais tempo para se dedicar ao desempenho de demandas que buscam valorizar o colaborador, como a criação de um plano de carreira e de cursos de capacitação.

Assim, os colaboradores se sentem mais motivados para desempenhar suas atividades. Ao mesmo tempo, a empresa utiliza seu potencial humano para obter diferenciais competitivos e se destacar da concorrência.

Auxílio às tomadas de decisão

Uma gestão mais efetiva das informações auxilia na identificação de quais áreas precisam de mais investimentos, assim como das estratégias a serem adotadas para reduzir custos. O sistema ERP realiza essas atividades e ainda contribui para a detecção de falhas nos processos e a visualização dos principais fatores que geram despesas desnecessárias.

Da mesma forma, ele conta com funcionalidades que permitem a visualização gráfica das informações mais importantes da companhia e facilita a identificação dos principais indicadores de desempenho do negócio, bem como sua configuração para um monitoramento automático.

Em resumo, o gestor acompanha os KPIs (Key Performance Indicators), analisa e identifica as principais causas dos problemas, e adota medidas para solucioná-los com mais rapidez e eficiência.

Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP?

Cada negócio tem um perfil e diferentes desafios. Contudo, alguns sinais ajudam o gestor a identificar se a sua empresa passa por dificuldades. Essas indicações sinalizam a hora de buscar soluções mais efetivas para a organização.

Conheça os fatores que mostram que a companhia precisa de um sistema inteligente para melhorar os processos:

• a equipe gasta muito tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas;
• o gestor não tem acesso aos dados e precisa ser informado pelos demais colaboradores sobre decisões importantes para o negócio;
• a empresa atua com vários fornecedores, de diferentes regiões do País ou do mundo;
• a companhia tem diversos softwares que foram implantados ao longo dos anos, mas eles não estão conectados uns aos outros;
• a equipe não identifica quais são os níveis exatos de estoque disponível;
• o gestor perde muito tempo buscando informações sobre a empresa e tentando encontrar soluções para aumentar a produtividade e a eficiência;
• os colaboradores não conseguem compartilhar as informações com facilidade, situação que deixa a companhia suscetível a erros;
• o gestor tem dificuldade para cumprir as normas vigentes e já recebeu multa por falha em compliance;
• os problemas demoram para serem identificados e a equipe não consegue ser proativa para resolver situações simples.

Se você perceber que algumas dessas situações ocorrem na sua empresa, é o momento de investir em um sistema ERP. Por isso, vale a pena entender como funciona a sua adoção.

Como funciona a implantação?

O processo de implantação do sistema precisa ser planejado com cuidado para evitar problemas, como o que ocorreu com a Shane Co., uma joalheria do Colorado, nos Estados Unidos. O projeto extrapolou o custo inicial estimado para a implantação da ferramenta e ela precisou fechar as suas portas.

A HP, também dos Estados Unidos, sofreu problemas sérios com a implantação do software de gestão. A falha gerou uma queda de 400 milhões de dólares no faturamento em um de seus trimestres.

Além disso, os profissionais precisaram recorrer a processos manuais para etiquetar remessas de equipamentos. Os executivos de altos cargos ainda tiveram que parar as suas atividades para realizarem aprovações de urgência para pedidos de 50 dólares, pois o sistema estava inoperante.

Como evitar esse tipo de situação? Mais que saber o que é o ERP, é importante buscar ferramentas inteligentes e compatíveis com o segmento do seu negócio. Além disso, é necessário contar com uma equipe especializada para implantar o sistema de acordo com as necessidades da companhia.

Quer saber mais sobre esse processo? Confira um passo a passo abaixo!

Definição do projeto

Os ajustes deverão ser feitos antes da implantação do novo sistema. Ainda assim, haverá outras correções, que deverão ser realizadas ao final do procedimento. De toda forma, é fundamental conversar com a equipe que realizará a tarefa.

O objetivo é definir as etapas de implantação da ferramenta, a migração de dados e os backups necessários para iniciar o processo. Perceba que alguns erros simples prejudicam tarefas básicas, como a emissão da folha de pagamento ou de um pedido do cliente.

Avaliação criteriosa sobre o fornecedor

O gestor precisa fazer uma pesquisa aprofundada sobre os fornecedores de tecnologia para escolher o melhor ERP para o negócio. É recomendável buscar uma organização com experiência no mercado, pois os profissionais já têm um conhecimento aprofundado para fazer a implantação do sistema.

Além disso, é imprescindível verificar se a solução se encaixa no perfil da companhia e se ela oferece módulos complementares, passíveis de adição ao longo do tempo. Por fim, opte por um software que recebe atualizações frequentes.

Assim, ele evolui conforme o surgimento de novas tecnologias no mercado. Ao mesmo tempo, o gestor tem a chance de acrescentar módulos e funções à medida que a organização cresce.

Escolha da equipe de acompanhamento

A próxima etapa é a seleção de alguns profissionais da companhia para fazerem o acompanhamento da implantação do sistema. Muitas vezes, é recomendável direcionar um colaborador de cada área, pois o fornecedor precisa compreender as particularidades do negócio, a fim de atender às demandas internas.

Gestão ativa do projeto

O processo de implantação do sistema ERP exige uma atenção efetiva da equipe e do gestor escolhidos para fazer o acompanhamento. Tenha em mente que o sucesso do procedimento está baseado nos detalhes e nas informações repassadas pelos colaboradores para o fornecedor do serviço.

Sendo assim, é fundamental transmitir um feedback sobre os progressos percebidos ou os problemas encontrados no uso da solução. Só assim será possível chegar ao sucesso da implantação.

Análise sobre o impacto no negócio

O sistema ERP pode gerar muitos impactos nas atividades da companhia. Por isso, é fundamental avaliar a ferramenta oferecida pelo fornecedor e identificar como ela poderá ser utilizada para promover melhorias nos processos. Muitas vezes, será necessário realizar algumas mudanças em procedimentos internos para alcançar todos os benefícios oferecidos pela tecnologia.

Treinamento eficiente

A finalização da implantação do software exige a execução de um treinamento para a equipe, a fim de que todos compreendam como funciona a solução. Se esse processo for realizado de forma inadequada, os colaboradores tendem a apresentar dificuldade no uso do sistema.

Em situações mais extremas, esse obstáculo gera, até mesmo, o fracasso do projeto. Portanto, cabe ao gestor solicitar uma capacitação ao fornecedor que seja suficiente para os usuários saberem utilizar todas as funcionalidades do software de gestão.

Por que escolher um GrandChef para bares e restaurantes?

Como uma empresa brasileira, a GrandChef entende como ninguém a legislação fiscal do país e, portanto, oferece ao mercado um sistema completo que atende a todas essas obrigações. Além disso, o nosso sistema de gestão é flexível e especializado em bares e restaurantes, sendo capaz de atender à realidade de empresas do setor de Food service.

Veja como a GrandChef melhorou a gestão dos nossos clientes e trouxe resultados significativos para as suas operações.

Quais são as diferenças entre as opções on-premise e on-cloud?

O sistema ERP pode ser contratado no modelo on-cloud ou on-premise. No primeiro caso, há aumento da eficiência e da segurança das informações, porque elas ficam armazenadas em um ambiente virtual criptografado e com outros mecanismos de proteção.

Nesse modelo, também há mais flexibilidade e escalabilidade. Assim, você contrata um plano básico e agrega somente as funcionalidades que precisar para o atendimento das demandas internas. O resultado é a redução de custos, já que o pagamento é feito conforme o uso.

O sistema ERP on-premise é executado no data center da empresa — o que significa que a solução precisa ser instalada em todas as máquinas. Ele também oferece flexibilidade e controle dos dados, porém é preciso contar com uma equipe interna especializada.

Isso porque, se for necessário personalizar ferramentas, o desenvolvimento da funcionalidade é feito pela própria organização. Por isso, essa opção é pouco adequada para organizações que têm menos capital para aplicar, já que é necessário um investimento alto com infraestrutura e instalação local.

Além disso, há emprego de muitos esforços e custos com manutenção de servidores, implantação e treinamento e capacitação da equipe de TI. O cenário com o sistema ERP em nuvem é bastante diverso, como você já viu e entenderá de maneira mais aprofundada a seguir.

Como funciona o ERP por assinatura?

A solução por assinatura está hospedada na nuvem e traz todos os benefícios já citados ao longo deste post. De maneira mais clara, existem três principais aspectos positivos a serem destacados. Veja!

Redução do investimento inicial

O modelo em nuvem isenta o custo com servidores e infraestrutura de TI. Ao mesmo tempo, reduz os gastos com a equipe interna do setor de tecnologia. Assim, você está livre de capacitações frequentes e ainda tem acesso a resultados positivos e a funcionalidades personalizáveis.

Diminuição com os custos de TI

A diminuição dos gastos é percebida além do investimento inicial. Todos os custos da solução são tratados como OPEX, ou seja, despesas operacionais — que se referem à gestão e venda de produtos e serviços.

Armazenamento de dados feito com especialistas

As informações são hospedadas na nuvem, o que aumenta sua segurança. Além dos mecanismos de proteção citados antes, sua empresa também ganha na terceirização do armazenamento, já que os profissionais têm expertise e know-how para cumprir com as melhores práticas do mercado.

Quais são as integrações estratégicas do software ERP?

O sistema de gestão empresarial tem como principal finalidade se integrar a outras soluções organizacionais para subsidiar as tomadas de decisão e fornecer informações mais precisas. Para chegar a esse patamar, existem algumas possibilidades estratégicas, como as que apresentamos agora.

BI

A oferta de dashboards personalizados permite tomar decisões eficientes a partir de diferentes indicadores da empresa. Com essa integração, há mais possibilidade de entregar resultados reais, a fim de eliminar gargalos. Isso ocorre devido a:

• integração de dados;
• Big Data;
• serviços de processamento;
• entrega de insights;
• implantação de governança e segurança.

BPM

O foco aqui é aumentar o controle dos processos internos, fluxos de trabalho e relatórios, além de facilitar a integração com sistemas legados e obter KPIs condizentes com o negócio. Essas atividades são possibilitadas devido a recursos como:

• central de tarefas, que apresenta pendências, prazos etc.;
• modelador gráfico;
• formulários dinâmicos;
• integração com sistemas legados, com diagnóstico integrável com qualquer fornecedor e tecnologia.

E-commerce

O propósito do sistema ERP integrado ao e-commerce é atender indústria e varejo de forma diferenciada, a fim de oferecer uma experiência positiva, que aumenta as chances de fidelização. Ao mesmo tempo, o preço de venda é controlado devido às informações centralizadas.

Você também consegue implantar a estratégia de omnichannel e trabalhar com marketing, logística, vendas, pagamentos, app store e personalização. Assim, os processos são mais eficientes.

GED

A Gestão Eletrônica de Documentos permite controlar, compartilhar e acessar os arquivos de forma centralizada. Com isso, sua equipe deixa de perder tempo ao buscar informações e trabalha de forma estratégica. Para chegar a esse patamar, a função é embasada em:

• busca por conteúdo;
• taxonomia;
• visualizador de documentos;
• ciclo de vida do arquivo;
• visualização mobile;
• alçada de aprovação.

Fiscal

A solução fiscal integrada ao sistema ERP mantém em dia as regras da legislação brasileira. Com isso, as ações estão alinhadas ao segmento de negócio, o que evita a aplicação de multas e penalizações. Mais que isso, é possível pagar menos tributos dentro do que as leis determinam.

RH

O RH atua de modo mais estratégico com a integração desse módulo ao sistema ERP. Isso acontece porque a área trabalha de maneira alinhada aos outros setores do negócio. Com isso, os relatórios fornecem insights relevantes, que contribuem para as tomadas de decisão. Os principais processos burocráticos do departamento também são simplificados, entre eles:

• folha de pagamento;
• ponto eletrônico;
• medicina e segurança do trabalho;
• processos trabalhistas;
• BI e analytics.

CRM

O propósito é melhorar o relacionamento com os clientes para aumentar o engajamento e a produtividade da equipe de vendas. Ao mesmo tempo, é possível acompanhar a evolução das operações e obter informações e dados consistentes. A consequência é a otimização do processo de comunicação e de outras funções, como:

• gestão de leads e clientes;
• gerenciamento de oportunidades;
• administração de equipes;
• geolocalização e rotas;
• gráficos dinâmicos;
• formulários.

Quais são as tendências para os próximos anos?

A tecnologia muda de maneira constante e as soluções recebem recursos cada vez mais valiosos para a gestão dos negócios. Por isso, a inteligência artificial é uma tendência em alta para a criação de sistemas eficientes.

Com essa tecnologia, a equipe decide com mais facilidade quando pode fornecer desconto para o pagamento antecipado, por exemplo. Isso porque a inteligência artificial faz a reunião dos dados e apresenta o impacto deles para o gestor.

A realidade aumentada e o machine learning também devem mudar o uso do software com o passar dos anos. Essas tecnologias ajudam os profissionais a realizarem as tarefas com mais rapidez e precisão. Assim, há uma contribuição ao cumprimento das demandas, por exemplo, evitando erros na hora de empacotar produtos para enviar aos clientes.

Pronto! Agora você já sabe o que é ERP e quais são os benefícios de utilizar essa solução no negócio. A tecnologia ajuda o gestor a controlar melhor os custos e as entradas de recursos, os níveis de estoque de matéria-prima e os pagamentos feitos aos fornecedores.

Gostou das vantagens que o software pode oferecer para sua empresa?