O que é Fechamento de Caixa?
Efetuar o fechamento do caixa faz parte da rotina dos operadores, no entanto, é uma atividade que exige foco e atenção para não gerar dúvidas.
Visto isto, é preciso ter estratégias e soluções para que o fechamento do caixa seja feito de maneira correta, tornando esse processo um aliado da gestão eficiente do negócio.
Basicamente, o Fechamento de caixa é um processo administrativo que verificar os movimentos do caixa em um determinado período, ou seja, todas as entradas e saídas de recursos.
Ao fechar o caixa, você deve conferir se os valores estão corretos e, caso necessário, corrigir o saldo resultante quando necessário.
Logo, o processo parece ser algo simples mas requer atenção, ainda mais, que é possível encontrar erros, enganos ou furo de caixa.
Por isso, é de extrema importância que o fechamento seja feito de maneira adequada.
O que é Fundo de Caixa e Sangria de Caixa?
O fundo de caixa, também conhecido como fundo de troco ou “caixinha”, é um determinado valor que fica no caixa, como se fosse uma reserva, para dar troco ou pagamento de pequenas despesas do dia a dia.
O fundo de caixa pode funcionar de duas maneiras:
- Cada operador de caixa tem sua própria reserva, assim, o operador é responsável por gerar e separar seu próprio fundo de caixa;
- O proprietário é responsável pelo de caixa, ou seja, prepara e entrega o fundo de troco para os operadores. Assim, o dinheiro é renovado diariamente e, normalmente, existe um valor fixo a ser entregue.
Já que, a sangria de caixa é retirada de dinheiro que não foi programa e que pode ser feita várias vezes ao decorrer de um dia.
Mas, mesmo não sendo programada, a sangria deve ser contabilizada no total de transações na hora de efetuar o fechamento de caixa.
Qual a Principal Função do Fechamento de Caixa?
Com o fechamento do caixa você terá:
- Controle sobre todos os valores que entram e saem do caixa (pagamentos e sangrias);
- Evitar retirar dinheiro do caixa que não foi programado ou não foram registradas, especialmente para o pagamento de despesas pessoais;
- Identificará possíveis erros de cobrança equivocada, como falhas no troco ou no preço dos produtos;
Como fazer um Controle de Caixa Eficiente?
1° Faça a abertura do caixa
Primeiramente, é importante inserir o valor inicial da reserva, ou seja, do fundo de caixa, no qual será usado para dar o troco aos clientes.
Se acaso, o valor venha lançado automaticamente, é importante verificar se o saldo está de acordo com o que realmente está no caixa.
2° Registre todas as entradas e saídas do caixa
Nesta etapa deve ser registrado todas as movimentações durante o expediente do operador.
As entradas serão todas as vendas que aconteceram ao longo do dia e as saídas envolve os trocos e tudo aquilo que foi pago pela empresa.
Logo, algo que pode facilitar o fechamento de caixa é separar todos os comprovantes, por exemplo, separa as vendas com débitos, tickets, cheques e demais pagamentos.
3° Confira os valores do caixa
No momento, o operador de caixa deve somar os valores de acordo com o tipo de movimentação e contar a quantidade de vendas a prazo, por exemplo:
- Dinheiro (notas e moedas);
- Cheques (à vista e pré-datados);
- Comprovantes de vendas em cartão (crédito rotativo, parcelado e débito);
- Tickets;
- Pagamentos diversos.
Além disso, é preciso somar os pagamentos que foram realizados, como vales para empregados e outras despesas.
Contudo, nesta é etapa é possível achar alguns erros, como o troco que foi entregue errado, houve algum lançamento incorreto ou a ausência dele, sangrias não registradas.
4° Efetue o fechamento de caixa
Por fim, basta somar o total de entradas e diminuir todas as saídas. O resultado deve ser exatamente igual ao saldo anterior do caixa.
O ideal é que o controle de caixa seja feito por meio de sistema de gestão eficiente, que efetue a abertura e fechamento de caixa com relatórios detalhado, como é o caso do Sistema GrandChef. Assim, todos os processos são feitos de forma automatizada, sem dores de cabeça.
Ficou interessado? Teste o Sistema GrandChef por 15 dias grátis.